Ένα οργανωμένο μυαλό δημιουργεί οργανωμένη παραγωγή σε κάθε προσπάθεια που εμπλέκονται. Μια καλά οργανωμένη επιχείρηση σημαίνει ότι ένα οργανωμένο μυαλό τρέχει την παράσταση, και αυτό είναι το είδος της επιχείρησης που φτάνει τους στόχους.
Είναι εύκολο να κρατήσετε οργανωμένο το φυσικό σας χώρο, αλλά από την άποψη της οικονομικής επιτυχίας είναι αυτό που μετράει στο εσωτερικό. Ιδιαίτερα, τα αρχεία και οι φάκελοί του υπολογιστή σας. Χωρίς έναν οργανωμένο υπολογιστή, ένα πεντακάθαρο γραφείο δεν αξίζει ένα λόφο φασολιών.
$config[code] not foundΤι φακέλους και φάκελοι σε έναν οργανωμένο υπολογιστή μοιάζουν
Ένας οργανωμένος υπολογιστής περιέχει αρχεία και φακέλους που ονομάζονται και διευθετούνται έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν εύκολα να βρουν αυτό που ψάχνουν. Οι περισσότεροι άνθρωποι διατηρούν αυτήν την πρόθεση όταν αποθηκεύουν αρχεία και δημιουργούν φακέλους, αλλά δεν διαρκούν πολύ.
Όλοι πολύ γρήγορα, οι υπολογιστές γραφείου γίνονται γεμάτοι, κατεβάζουν υπερχείλιση των φακέλων και τα μη εγκατεστημένα αρχεία εγκατάστασης καταναλώνουν μεγάλο μέρος των σκληρών δίσκων. Δημιουργούνται νέοι φάκελοι όταν δεν μπορούν να βρεθούν οι υπάρχοντες και τα αρχεία ονομάζονται ό, τι φαίνεται βολικό εκείνη τη στιγμή. Αυτό δεν λειτουργεί όταν πρέπει να φέρετε συγκεκριμένα αρχεία σε μια συνάντηση ή όταν έχετε μια ομάδα υπαλλήλων που χρειάζονται πρόσβαση σε αρχεία στον διακομιστή σας. Με την ονομασία των αρχείων σας το πρώτο πράγμα που έρχεται στο μυαλό σας, δημιουργείτε αποδιοργάνωση.
Οργάνωση Αρχείων Υπολογιστών Ξεκινά με την Παραγγελία
Η οργάνωση αρχείων ξεκινά με μια σύμβαση ονομασίας. Μια σύμβαση ονομασίας είναι ένα προκαθορισμένο πρότυπο ή δομή για την ονομασία των αρχείων σας. Για παράδειγμα, αν δημιουργείτε τακτικά έγγραφα Microsoft Word, μπορείτε να τα αποθηκεύσετε με ένα όνομα αρχείου που ξεκινάει με την ημερομηνία δημιουργίας. Εάν τα έγγραφά σας περιέχουν πληροφορίες που έχουν συγκεντρωθεί από διαφορετικά συμβάντα, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας ως " ημερομηνία + όνομα συμβάντος + περιγραφή εγγράφου Msgstr "" "Αυτό επιτρέπει στα αρχεία σας να ομαδοποιούνται κατά ημερομηνία πρώτα και δεύτερο συμβάν στο φάκελο.
Με μια σύμβαση ονομασίας στη θέση σας, όταν κοιτάζετε μια λίστα με ονόματα αρχείων, θα τα αναγνωρίσετε αμέσως και θα μπορείτε να βρείτε αυτό που χρειάζεστε. Η χρήση μίας σύμβασης ονοματοποίησης κάνει τη διαφορά στον κόσμο, όπως μπορείτε να δείτε σε αυτά τα παραδείγματα που δημοσιεύονται από το RevEngine Marketing.
Οποιαδήποτε σύμβαση ονοματολογίας που χρησιμοποιείτε θα πρέπει να βασίζεται στο πώς θα αναζητήσετε αργότερα τα αρχεία και τους φακέλους σας. Μεταξύ των περιγραφών πολλών χρήσιμων εργαλείων οργάνωσης, το Setapp κάνει ένα σημαντικό σημείο: ένα καλό όνομα αρχείου σάς επιτρέπει να γνωρίζετε τι περιέχει το αρχείο χωρίς να το ανοίξετε. Αν είναι πολύ αργά και έχετε μια δέσμη αρχείων γεμισμένη με διαφορετικά ονόματα, το μόνο που χρειάζεστε είναι λίγα λεπτά για να βρείτε μια σύμβαση ονομασίας και μια μαζική μετονομασία της εφαρμογής για να κάνετε το έργο.
Πριν ξεκινήσετε τη μετονομασία αρχείων και φακέλων, καταλήξτε σε μια σαφή σύμβαση ονομασίας. Μια σύμβαση ονομασίας πρέπει να περιλαμβάνει σημαντικές πληροφορίες στο όνομα του αρχείου, όπως:
- Η ημερομηνία δημιουργίας του αρχείου. Για τα αρχεία μάρκετινγκ, αυτό λειτουργεί καλά. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι δημιουργείτε τα ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε έγγραφα του Word προτού αποσταλούν και δημιουργείτε πολλαπλές αναθεωρήσεις. Θα θελήσετε να αποθηκεύσετε κάθε νέο σχέδιο με την ημερομηνία που δημιουργήθηκε. Με αυτόν τον τρόπο, εάν αποφασίσετε ότι θέλετε να επιστρέψετε στο σχέδιο που δημιουργήσατε χθες, μπορείτε.
- Η ημερομηνία που αντιπροσωπεύει το περιεχόμενο του αρχείου. Για παράδειγμα, εάν συλλέγετε δεδομένα σχετικά με ιστορικά συμβάντα που θα εισαχθούν σε μια χρονική γραμμή, ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε την ημερομηνία του ιστορικού συμβάντος στο όνομα του αρχείου. Όταν προβάλλετε αυτά τα αρχεία σε ένα φάκελο, θα είναι αλφαριθμητικά οργανωμένα κατά ημερομηνία, καθιστώντας ευκολότερη την εξαγωγή του περιεχομένου με χρονολογική σειρά.
- Η τοποθεσία από την οποία προέρχεται το περιεχόμενό σας. Εάν συγκεντρώσετε πληροφορίες κατά την παρακολούθηση συμβάντων δικτύωσης, η προσθήκη της θέσης στο όνομα του αρχείου θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε πρόσβαση στις σωστές πληροφορίες αργότερα. Μπορεί να έχετε ξαφνική συνειδητοποίηση και να έχετε πρόσβαση στο αρχείο που περιέχει πληροφορίες από το Ψηφιακό Χόλιγουντ του περασμένου έτους, αλλά αν δεν έχετε βάλει "Digital Hollywood" ή "DH" στο όνομα του αρχείου, θα πρέπει να ανοίξετε έγγραφα για να το βρείτε.
- Ειδικές εναλλακτικές ημερομηνίες. Αντί να χρησιμοποιήσετε μια πλήρη ημερομηνία, όπως "08-12-2015", ίσως θέλετε να ανατρέξετε σε τέταρτα στο όνομα του αρχείου σας. Για παράδειγμα, το "2015-Q3" θα αντιπροσωπεύει το τρίτο τρίμηνο του 2015. Εάν χρειάζεται να αναφερθείτε σε πληροφορίες από το τρίτο τρίμηνο κάθε έτους, τα ονόματα των αρχείων σας θα πρέπει να οργανώνονται ανά τρίμηνο. Διαφορετικά, θα πρέπει να κάνετε τα μαθηματικά για να μεταφράσετε συγκεκριμένες ημερομηνίες σε τρίμηνα προτού μάθετε ότι έχετε το σωστό αρχείο.
Χρειάζεστε διαισθητικές συμβάσεις ονομασίας
Τα αρχεία που αποθηκεύονται χωρίς να ονομάζονται συμβάσεις είναι δύσκολο να βρεθούν. Εάν εσείς ή κάποιος στην επιχείρησή σας δυσκολεύεται να βρει αρχεία, δεν είναι πολύ αργά για να δημιουργήσετε και να εφαρμόσετε μια σύμβαση ονομασίας.
Φωτογραφία μέσω Shutterstock
1
