Οι επαγγελματικές συναντήσεις μέσω ηχητικών και τηλεοπτικών διασκέψεων έχουν γίνει αναπόσπαστο μέρος οποιουδήποτε οργανισμού. Πηγαίνουν οι ημέρες κατά τις οποίες μόνο οι γίγαντες των ΤΠ χρησιμοποίησαν για να αγοράσουν λογισμικό ηλεκτρονικής συνεργασίας για τη διεξαγωγή επιχειρηματικών συναντήσεων μέσω του Διαδικτύου.
Σήμερα, ακόμη και οι μικρές επιχειρήσεις συνειδητοποιούν τα οφέλη από τη χρήση εργαλείων συνεργασίας για διασκέψεις μέσω Web.
Το αποτέλεσμα είναι ο αργός θάνατος των προσωπικών συναντήσεων, οι οποίες είδαμε ήδη στοιχεία πριν από περίπου τέσσερα χρόνια.
$config[code] not found- Η Cisco Systems κατάργησε τις πωλήσεις της το 2009.
- Η Apple έβγαλε τα μελλοντικά Macworlds της.
- Πολλές εταιρείες έχουν μειώσει ακόμη και τη δύναμη της ομάδας τους στο τμήμα εκδηλώσεων και συναντήσεων, ακολουθούμενη από μια απότομη άνοδο στις εικονικές συναντήσεις.
Με την υιοθέτηση εργαλείων ηλεκτρονικής συνάντησης και λογισμικού, μπορείτε να εξοικονομήσετε 50-80% των δαπανών, οι οποίες δαπανώνται διαφορετικά για δωμάτια ξενοδοχείων, ενοικιάσεις, μεταφορές, συσκευασίες και μάρκετινγκ. Η φιλοξενία εικονικών εκδηλώσεων μπορεί να σας κοστίσει τόσο χαμηλά όσο $ 10 ημερησίως, σε αντίθεση με μια επένδυση $ 200 έως $ 1.000 για ένα φυσικό γεγονός.
Αυτό σημαίνει ότι παίρνετε το ίδιο για λιγότερο.
Ωστόσο, το να έχετε μόνο ένα εργαλείο διασκέψεων μέσω ιστού δεν εξασφαλίζει επιτυχία στη διεξαγωγή ηλεκτρονικών συναντήσεων.
Υπάρχουν δύο τρόποι να το εξετάσουμε.
- Πρώτον, το online εργαλείο συσκέψεων σας πρέπει να είναι ευλογημένο με όλες τις μαγευτικές και απαραίτητες λειτουργίες για ομαλή ηχοδιάσκεψη και τηλεδιάσκεψη.
- Δεύτερον, το περιεχόμενο της παρουσίασης πρέπει να είναι αρκετό για να συνεχίσει μια διαδραστική συνεδρία.
Πρέπει να έχετε τη σωστή πλατφόρμα για να φιλοξενήσετε συναντήσεις στο διαδίκτυο με όλες τις πιθανές δυνατότητες συνεργασίας καθώς και να υιοθετήσετε καλά δομημένες στρατηγικές παρουσίασης περιεχομένου για να κρατάτε τους ανθρώπους για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
Εκτός αν και οι δύο αυτές πτυχές είναι καλώς ληφθεί μέριμνα, οι εικονικές συναντήσεις δεν μπορούν να πετύχουν. Ακολουθεί μια λίστα συμβουλών για τη διάσκεψη στο Web που μπορεί επίσης να σας φανούν χρήσιμες.
Πώς να διαχειριστείτε και τις δύο απαιτήσεις
Κερδίζοντας τις επιχειρήσεις σε online συναντήσεις είναι όλα σχετικά με το πώς μπορείτε να κάνετε τις επικοινωνίες ευκολότερη και ομαλότερη μεταξύ των πελατών σας και των συνομηλίκων σας.
Απλά βοηθήστε τους να συνεργαστούν άψογα σε ό, τι θέλουν να προτείνουν, να συζητήσουν, να αναθεωρήσουν ή να επιτύχουν στην άνεση του γραφείου τους ή ακόμα και στο σπίτι τους. Και είστε στο σπίτι.
Δεδομένου ότι η φύση των δεσμεύσεων και των αλληλεπιδράσεων κατά τη διάρκεια διαδικτυακών συναντήσεων εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τις στρατηγικές παρουσίασης, τις προσδοκίες των επιχειρήσεων και το επίκεντρο του περιεχομένου μεταξύ των συμμετεχόντων, εξαρτάται από το πώς μπορούν να αξιοποιήσουν με τον καλύτερο τρόπο τα διαθέσιμα εργαλεία και πόρους.
Το πιο συγκεκριμένο, συνοπτικό και με γνώμονα τη δράση περιεχόμενο που παρουσιάζετε σε μια συνάντηση, τόσο υψηλότερο μπορείτε να επιτύχετε τους επιχειρηματικούς στόχους όλων και συνεπώς να κλείσετε σύντομες προσφορές.
Τώρα έρχεται στην κύρια απαίτηση, που είναι η επιλογή του σωστού εργαλείου. Δεν μπορείτε να κάνετε συμβιβασμούς σε κανένα από τα χαρακτηριστικά premium που μπορούν να σας προσφέρουν κορυφαίοι πωλητές. Στην πραγματικότητα, δεν υπάρχει έλλειψη καλών εργαλείων Web conferencing στην αγορά.
Το επόμενο σημαντικό πράγμα στη λίστα ελέγχου σας είναι πόσο καλύτερα αξιολογείτε ένα online εργαλείο συσκέψεων και συλλέγετε ένα κατάλληλο για την επιχείρησή σας. Παρόλο που πολλοί από εμάς γνωρίζουμε ότι είναι δύσκολο να πραγματοποιούν συναντήσεις μέσω VoIP και τηλεφώνου, υπάρχουν καλύτεροι τρόποι βελτιστοποίησης της χρήσης τους.
Σε αυτό το άρθρο, θα ρίξουμε μια ματιά σε όλες αυτές τις 5 δυνατότητες.
Κάντε τη συνεργασία πιο απλή, εφικτή και ενδιαφέρουσα οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε
Το ηλεκτρονικό σας λογισμικό συσκέψεων θα πρέπει να τα έχει όλα:
- Πλήρης συμβατότητα με όλα τα δημοφιλή προγράμματα περιήγησης όπως το Chrome, το Firefox και το Safari που χρησιμοποιούν οι συμμετέχοντες, έτσι ώστε κανείς να μην αισθάνεται απομονωμένος
- Υποστήριξη φιλοξενίας διαδραστικών παρουσιάσεων, επίδειξης προϊόντων και αναθεωρήσεων προϊόντων ή ακόμα και αναθεώρησης των συμβάσεων των επιχειρήσεων μαζί … όλα στην ευκολία του πελάτη σας
- Ικανότητα καταγραφής, αρχειοθέτησης και επαναχρησιμοποίησης αποτελεσμάτων σε εσωτερικό επίπεδο σε ομάδες και οργανισμούς, ώστε να αναλύονται καλύτερα οι απαιτήσεις των πελατών και η ανατροφοδότηση
- Ένας ευφυέστερος τρόπος για να ανεβάσετε τα δικά σας μέσα ή να προσθέσετε εικόνες στον πίνακα σας από το Flickr, ώστε να μπορείτε να μοιράζεστε γρήγορα περιεχόμενα πολυμέσων με τους συμμετέχοντες ως αναφορές, ακόμη και όταν η σύσκεψη είναι ενεργοποιημένη
- Υποστήριξη για τη διαχείριση όλων των ειδών αλληλεπιδράσεων (παρόν, κοινή χρήση, συζήτηση, επεξεργασία και ανταλλαγή ιδεών) σε πραγματικό χρόνο και φυσικά, καθώς και την ευελιξία να μεταβείτε στην ανάλυση των λευκών σχεδίων αργότερα για μια λεπτομερή προοπτική.
Κάντε την αίθουσα συνεδριάσεων μεγάλη και ακριβή
Ναι, η εμφάνιση και η αίσθηση έχουν πολύ μεγάλη σημασία.
Όσο περισσότερο καθιστάτε την αίθουσα συσκέψεων και την αίθουσα αναμονής ενδιαφέρουσα και ελκυστική για τους πελάτες, τόσο καλύτερη είναι η εντύπωση για το εμπορικό σήμα σας.
Προσθέτοντας ένα λογότυπο της εταιρείας, χρησιμοποιώντας χρώματα μάρκας και ελκυστικά banner για ανακοινώσεις, μπορεί να κάνει ο πελάτης σας να σκεφτεί ότι έχετε εφαρμόσει ένα προσαρμοσμένο σχέδιο για να αντιμετωπίσουμε τη σύσκεψη ως ειδική και σοβαρή.
Είναι μια εμπειρία μάρκας που οι πελάτες σας θα μεταφέρουν στις επόμενες συναντήσεις τους.
Αυτό, ίσως με καλή ανταπόκριση μπορεί να σας βοηθήσει να κλείσετε μια κρίσιμη συμφωνία.
Με τις σουίτες προτύπων μάρκας, μπορείτε να δημιουργήσετε μοναδικά θέματα συνάντησης για κάθε τμήμα ή ομάδα εντός και εκτός του οργανισμού, διατηρώντας έτσι την εταιρική ταυτότητα της επωνυμίας σας.
Ενεργοποιήστε την κοινή χρήση επιφάνειας εργασίας και τον έλεγχο οθόνης απομακρυσμένης πρόσβασης
Ένας από τους ευκολότερους και αποτελεσματικότερους τρόπους για την αύξηση της εμπλοκής του κοινού είναι ο διαμοιρασμός του ελέγχου μεταξύ των συμμετεχόντων.
Ο απομακρυσμένος έλεγχος οθόνης παρέχει την ελευθερία στους συναδέλφους, τους πελάτες, τους επισκέπτες και τους επισκέπτες να θέλουν να προχωρήσουν με τις δικές τους θέσεις και παρουσιάσεις.
Με επιλογές κοινής χρήσης επιφάνειας εργασίας, οι ομάδες μπορούν να συνεργαστούν σε ζωντανά προγράμματα, όπως βίντεο επίδειξης προϊόντων, αναθεώρηση εγγράφων, εταιρικές παρουσιάσεις Power Point, γραφήματα υπολογιστικών φύλλων ή οποιαδήποτε συνεχιζόμενα έργα. Θα αποκτήσουν τον καλύτερο έλεγχο των μεμονωμένων συνεδριάσεων τους καθώς και θα διατηρήσουν τις συζητήσεις ανοιχτές για προβολές 360 μοιρών.
Θέση, ζώνη ώρας, αριθμός συμμετεχόντων … τίποτα δεν μπορεί να αποτελέσει φραγμό για να ακούσετε το μήνυμά σας από άλλους και να ενεργήσετε.
Ενεργοποιήστε τη δύναμη της ιδιωτικής και συντονισμένης συνεδρίας συνομιλίας
Οι ηλεκτρονικές συναντήσεις υποτίθεται ότι είναι φυσικές, διαδραστικές και εμπιστευτικές κατά περιόδους.
Οι ιδιωτικές συζητήσεις κατά τη διάρκεια μιας συνεχιζόμενης συνάντησης στο Web βοηθούν στην αποσαφήνιση πολλών ερωτήσεων που δεν θα λύνονταν διαφορετικά.
$config[code] not foundΣε μια ομαδική συνάντηση, είναι προφανές ότι δεν κάθε μέλος αντιλαμβάνεται όλα τα θέματα συζήτησης με τον ίδιο ρυθμό. Πολλές φορές, οι παρευρισκόμενοι παραμένουν με ερωτήσεις χωρίς επίβλεψη που προκαλούν συγχύσεις και μείζονα ζητήματα.
Οι παρεξηγήσεις και τα μικρότερα ερωτήματα μπορεί να οδηγήσουν σε διαφωνία σχετικά με έναν κοινό επιχειρηματικό στόχο. Αυτά τα κενά επικοινωνίας χρειάζονται γρήγορη ανταπόκριση κατά τη διάρκεια της ίδιας της συνάντησης ή αλλιώς είναι δύσκολο να επιτευχθεί συναίνεση. Και αυτός είναι ο τελικός στόχος οποιασδήποτε συνεδρίασης της ομάδας.
Η δυνατότητα ιδιωτικής συνομιλίας διασφαλίζει ότι ο συμμετέχων λαμβάνει ανατροφοδότηση και αντιδράσεις σε πραγματικό χρόνο σχετικά με μια συγκεκριμένη ατζέντα ή ένα στοιχείο δράσης από έναν άλλο συμμετέχοντα, χωρίς να ενοχλεί τους άλλους στην αίθουσα συνεδριάσεων. Αυτό βοηθά τους συμμετέχοντες να κατανοούν τα σχόλια και τις δράσεις του άλλου ιδιωτικά και με καλύτερο τρόπο. Αυτό συνεπάγεται την online συνεργασία σε μεγαλύτερο ύψος.
Η γρήγορη συνομιλία με έναν συνομιλητή κάνει τις συνομιλίες εμπιστευτικές, έτσι ώστε τα ζητήματα να επιλύονται νωρίτερα και πιο ήσυχα χωρίς να διακόπτεται η κοινή συνεδρία.
Εφαρμόστε την Μετάφραση Γλωσσών για Παγκόσμιες Συζητήσεις
Οι επιχειρηματικές προοπτικές, οι εταίροι και οι ομότιμοι μπορούν να είναι από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου. Ως εκ τούτου, οι παγκόσμιες επιχειρηματικές επικοινωνίες μπορούν να είναι σε οποιαδήποτε γλώσσα.
Ως εκ τούτου, η προτίμηση των γλωσσών δεν πρέπει να αποτελεί εμπόδιο στις ηλεκτρονικές διασκέψεις, ειδικά όταν οι συμμετέχοντες είναι μητρική γλώσσα.
Χρειάζεστε μια τέτοια online πλατφόρμα συνάντησης που επιτρέπει στα μέλη να επιλέξουν από 50 διαφορετικές γλώσσες που προτιμούν να μεταφραστούν, όλα σε πραγματικό χρόνο. Αυτό αφαιρεί τα εμπόδια επικοινωνίας και επιτρέπει τη ροή συνομιλίας στη μητρική γλώσσα του ομιλητή.
Ως οικοδεσπότης μιας ηλεκτρονικής συνάντησης, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος είναι σε θέση να εφαρμόσει την προτίμηση γλώσσας με ένα απλό κλικ του ποντικιού στο κουμπί 'Μετάφραση'.
Η πολύγλωσση συνομιλία συνομιλίας μπορεί επίσης να σας βοηθήσει στις ομάδες κατάρτισης και υποστήριξης πελατών. Με την άμεση υπηρεσία μετάφρασης συνομιλιών, οι πελάτες μπορούν να κάνουν ερωτήσεις, μετριοπαθείς εφαρμογές και να κάνουν περισσότερα κατά τη διάρκεια των επιδείξεων προϊόντων στη μητρική τους γλώσσα. Αυτό αυξάνει την πιθανότητα να κλείσετε περισσότερες επιχειρηματικές συμφωνίες και να διατηρήσετε ευχαριστημένους πελάτες.
Τελευταίο αλλά όχι ασήμαντο, η πλατφόρμα ηλεκτρονικών συναντήσεων σας θα πρέπει να λειτουργεί ανεξάρτητα από τη γεωγραφική θέση, το λειτουργικό σύστημα και τη ζώνη ώρας.
Εάν η υπάρχουσα σε απευθείας σύνδεση πλατφόρμα συσκέψεων σας δεν έχει ακόμη ενσωματώσει όλα αυτά τα βασικά χαρακτηριστικά, είναι η κατάλληλη στιγμή να αναζητήσετε μια εναλλακτική λύση. Τα καλά ηλεκτρονικά εργαλεία συνεργασίας όχι μόνο βελτιώνουν την παραγωγικότητα της ομάδας σας, αλλά δημιουργούν και μια εντύπωση της μάρκας σας σε άλλους.
Συνάντηση φωτογραφίας μέσω Shutterstock
3 Σχόλια ▼
