Το προσωπικό της διοίκησης γραφείων παρέχει βοήθεια σε γραφεία. Διατηρούν αρχεία και συστήματα αρχειοθέτησης και συχνά αναλαμβάνουν την εισαγωγή δεδομένων.Μπορούν να διατηρούν μια βάση δεδομένων πελατών ή απογραφή και να παράγουν αλληλογραφία για την αποστολή και διαβάζουν και διαβιβάζουν αλληλογραφία στο σωστό τμήμα. Ο γενικός στόχος κάθε διαχειριστή γραφείου είναι να διευκολύνει την εργασία του επιβλέποντος.
Διαχείρηση βάσης δεδομένων
Ένας υπάλληλος διοίκησης γραφείου δεν αναμένεται συνήθως να δημιουργήσει μια βάση δεδομένων, αλλά θα πρέπει να εισάγει λεπτομέρειες και να είναι σε θέση να καλέσει αρχεία που πληρούν ορισμένα κριτήρια σε μια στιγμή ειδοποίηση. Επίσης, πρέπει να εκπονούν εκθέσεις βασισμένες σε πληροφορίες βάσης δεδομένων. Αυτές οι αναφορές μεταφέρονται συνήθως σε ανώτερα στελέχη ή παρουσιάζονται σε συνέδριο.
Προετοιμασία αλληλογραφίας
Η αλληλογραφία μπορεί να είναι μεμονωμένη επιστολή ή ενημερωτικό δελτίο που απευθύνεται σε όλους τους πελάτες. Το προσωπικό της διοίκησης γραφείου πρέπει να προετοιμάσει σημειώσεις και ανακοινώσεις και να τις στείλει σε όλο το προσωπικό. Το προσωπικό της διοίκησης γραφείου αναμένεται να ασχοληθεί με ερωτήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είτε να απαντήσει στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο αρμόδιο τμήμα.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔιαχείριση Προγραμματισμού
Η κράτηση ραντεβού, η διοργάνωση συνεδρίων και η ενημέρωση του προσωπικού για τα δρομολόγια σήμαινε παραδοσιακά την εγγραφή όλων των ραντεβού σε ένα κεντρικό ημερολόγιο και την αποστολή εβδομαδιαίων ή ημερήσιων ενημερώσεων στο προσωπικό. Τώρα, ο μεγαλύτερος προγραμματισμός ολοκληρώνεται ηλεκτρονικά με προγράμματα διαχείρισης δεδομένων όπως το Outlook, το iCal ή το Eudora. Αυτό επιτρέπει σε ένα μέλος του προσωπικού της διοίκησης γραφείου να ενημερώνει και να δημοσιεύει πολλά ημερολόγια ηλεκτρονικά. Αυτό επιτρέπει σε άλλα μέλη του προσωπικού να ελέγχουν τα ημερολόγια ταυτόχρονα, κάνοντας προσαρμογές ανάλογα με τις ανάγκες.
Απάντηση Τηλέφωνα
Το προσωπικό της διοίκησης γραφείου απαντά σε τηλέφωνα και είτε ασχολείται με πελάτες είτε τις μεταφέρει σε ένα τμήμα που είναι πιο κατάλληλο για να απαντήσει στα ερωτήματά τους. Είναι επίσης καθήκον του προσωπικού διοίκησης γραφείου να καταγράφει λεπτομερή μηνύματα μαζί με οποιαδήποτε στοιχεία επικοινωνίας του καλούντος.
