Αν ψάχνετε για μια εργασία γραφείου, ίσως να είστε σίγουροι για το τι σημαίνουν οι εργοδότες όταν ζητούν γενικές δεξιότητες γραφείου. Αν και κάθε χώρος εργασίας είναι μοναδικός, υπάρχουν κοινά καθήκοντα που αναμένεται να εκτελέσει η γενική βοήθεια γραφείου. Όσες περισσότερες δεξιότητες μπορεί να προσφέρει ένας μελλοντικός εργοδότης, τόσο καλύτερες είναι οι πιθανότητές σας να αποκτήσετε τη δουλειά που θέλετε. Είτε ο τίτλος θέσης εργασίας είναι γενικός βοηθός γραφείου, γενικός υπάλληλος γραφείου ή γενικός υπάλληλος γραφείου, εδώ είναι μερικές από τις ικανότητες που οι εργοδότες αναζητούν συχνότερα για την εκτέλεση γενικών καθηκόντων γραφείου:
$config[code] not foundΠληκτρολόγηση
Οι εργοδότες συνήθως αναμένουν να πληκτρολογήσετε τουλάχιστον 60 λέξεις ανά λεπτό (wpm). Εάν συνηθίζετε να στέλνετε μηνύματα στους φίλους σας χρησιμοποιώντας τους αντίχειρές σας και ένα smartphone, η σκέψη να χρησιμοποιήσετε και τα 10 δάχτυλα και πληκτρολόγιο πλήρους μεγέθους μπορεί να φανεί τρομακτικό. Αν μάθατε να πληκτρολογείτε στο σχολείο, μπορείτε να δημιουργήσετε την ταχύτητά σας με κάποια πρακτική. Ανοίξτε ένα άρθρο περιοδικού ή ένα βιβλίο και αντιγράψτε τι διαβάζετε. Στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην οικογένεια και τους φίλους σας για να εξασκήσετε πληκτρολόγηση πλήρων προτάσεων και διόρθωση της δουλειάς σας. Οι συντομεύσεις και οι συντομογραφίες που χρησιμοποιείτε όταν επικοινωνείτε απροσδόκητα με φίλους δεν είναι αποδεκτές για επαγγελματική αλληλογραφία.
Ακόμα κι αν δεν μάθατε ποτέ να πληκτρολογείτε, μπορείτε να διδάξετε τον εαυτό σας μέσω ενός από τα δωρεάν μαθήματα που είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Αφού μάθετε πού να τοποθετήσετε τα δάχτυλά σας, πρόκειται για να προχωρήσετε σε όσο το δυνατόν περισσότερη πρακτική για να βελτιώσετε την ταχύτητα και την ακρίβειά σας.
Εισαγωγή δεδομένων
Σκεφτείτε την εισαγωγή δεδομένων ως πληκτρολόγηση σε ένα αριθμητικό πληκτρολόγιο. Το πληκτρολόγιο, το οποίο ονομάζεται επίσης αριθμητικό πληκτρολόγιο, αριθμητικό πληκτρολόγιο ή πλήκτρο 10, είναι ένα τμήμα ενός τυπικού πληκτρολογίου υπολογιστή. Συνήθως τοποθετημένη στα δεξιά των αλφαριθμητικών πλήκτρων, μοιάζει με μια αριθμομηχανή. Όταν είστε καταρτισμένοι με το αριθμητικό πληκτρολόγιο, θα βρείτε ότι είναι πολύ γρηγορότερο και πιο αποτελεσματικό για την πληκτρολόγηση αριθμών από τη σειρά των πλήκτρων πάνω από το αλφάβητο.
Για να ξεκινήσετε, δείτε μερικά από τα δωρεάν σεμινάρια online. Η ακρίβεια είναι εξαιρετικά σημαντική καθώς οι αριθμοί και οι αριθμητικές ακολουθίες είναι μοναδικές. Δεν υπάρχει έλεγχος ορθογραφίας ή αυτόματη διόρθωση, επομένως πρέπει να είστε σίγουροι ότι εισάγετε τις πληροφορίες σωστά κάθε φορά.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΥποβολή
Η αρχειοθέτηση είναι κάτι περισσότερο από το να γνωρίζετε ακριβώς τους ABC σας.Οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν εύκολα να αναγνωρίσουν την αρχική επιστολή σε ένα όνομα αρχείου και να δουν ότι το "άλογο" πηγαίνει πριν "igloo". Μπορεί να είναι λίγο πιο δύσκολο όταν πρέπει να κοιτάξετε το δεύτερο ή τρίτο γράμμα όταν τα αρχικά γράμματα είναι τα ίδια. Για παράδειγμα, το "άλογο" έρχεται μετά από "εύχρηστο" επειδή το "o" έρχεται μετά από "a". Επειδή τόσο το "άλογο" όσο και το "σπίτι" έχουν το ίδιο πρώτο και δεύτερο γράμμα, πρέπει να κοιτάξετε το τρίτο γράμμα. Το "άλογο" έρχεται πριν από το "σπίτι" επειδή το "r" έρχεται πριν από το "u".
Πριν η τεχνολογία ήταν συνήθης στις ρυθμίσεις γραφείου, η αρχειοθέτηση σήμαινε τη διαχείριση εγγράφων σε χαρτί. Η αρχειοθέτηση μπορεί να περιλαμβάνει την αποθήκευση και την ανάκτηση ψηφιακών εγγράφων.
Τηλέφωνο
Χρειάζεται να βάλετε ένα χαμόγελο στο πρόσωπό σας για να μιλήσετε με τους πελάτες στο τηλέφωνο; Η απάντηση είναι ναι επειδή το χαμόγελό σας έρχεται από τη φωνή σας όταν μιλάτε. Αν και είναι σημαντικό να γνωρίζουμε πώς να μεταφέρουμε κλήσεις και να θέτουμε κλήσεις σε αναμονή, το πιο σημαντικό συστατικό των τηλεφωνικών δεξιοτήτων είναι η ικανότητα να είναι ευχάριστες και να παραμένουν ήρεμοι, ακόμη και όταν ο καλών είναι απογοητευμένος, ανυπόμονος ή απλά αγενής. Ως άτομο που απαντά στο τηλέφωνο, μπορεί να είστε αρχική επαφή του πελάτη με την εταιρεία. Η πρώτη εντύπωση που κάνετε είναι αυτή που θα κρατήσει τους πελάτες να επιστρέψουν.
το γραφείο της Microsoft
Το Microsoft Office είναι ένα σύνολο προγραμμάτων λογισμικού σχεδιασμένα για διάφορους τύπους διαχείρισης δεδομένων. Οι τρεις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες είναι το Word, το Excel και το Outlook. Το Word είναι ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία εγγράφων όπως επιστολές, φυλλάδια, φυλλάδια, σημειώματα και άλλες μορφές γραπτού υλικού. Το Excel είναι ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων για μια ποικιλία εφαρμογών, όπως η διαχείριση αποθέματος, η δημιουργία ωραρίων εργασίας των εργαζομένων και τα έξοδα παρακολούθησης. Το Outlook χρησιμοποιείται για ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, διατήρηση ατομικών και ομαδικών ημερολογίων, διαχείριση εργασιών και μερικές άλλες οργανωτικές λειτουργίες. Όπως και με την πληκτρολόγηση και την εισαγωγή δεδομένων, υπάρχουν πολλά σεμινάρια διαθέσιμα στο διαδίκτυο για να σας βοηθήσουν να μάθετε το λογισμικό. Εάν θέλετε να πάτε σε μεγαλύτερο βάθος, πολλά κολέγια κοινότητας και προγράμματα επέκτασης προσφέρουν μαθήματα noncredit για το Microsoft Office που μπορείτε να ολοκληρώσετε σε λίγες βραδιές.
Μηχανές γραφείου
Οι μηχανές γραφείου περιλαμβάνουν ηλεκτρονικούς υπολογιστές, φωτοαντιγραφικά, πολυλειτουργικά τηλέφωνα, συσκευές φαξ, τεμαχιστές και ταχυδρομικούς μετρητές. Οι βασικές λειτουργίες κάθε τύπου μηχανής ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με το εμπορικό σήμα και το μοντέλο του μηχανήματος. Δεν θα αναμένετε σημαντικές επισκευές, αλλά οι γενικοί υπάλληλοι γραφείου είναι συχνά υπεύθυνοι για την συνήθη συντήρηση, όπως η αντικατάσταση χαρτιού και μελανιού στις μηχανές που τις χρησιμοποιούν.
Δεξιότητες
Οι μαλακές δεξιότητες μπορεί να είναι δύσκολο να ποσοτικοποιηθούν, αλλά είναι απαραίτητες στον επιχειρηματικό κόσμο. Εξετάστε τις ακόλουθες δεξιότητες και πώς θα μπορούσαν να είναι περιουσιακά στοιχεία για έναν εργοδότη:
- Ικανότητα προσαρμογής
- Συνεργασία
- Ηγετικες ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ
- Διαχείριση
- Πολυεπεξεργασία
- Προτεραιότητα
- Επίλυση προβλήματος
- ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ
- Διαχείριση χρόνου
Σύμφωνα με τον Robert Half, μια διεθνή εταιρεία ανθρώπινου δυναμικού, τα αποδεικτικά στοιχεία για τις μαλακές δεξιότητες μπορούν να συμβάλουν στην ισορροπία σας, όταν οι δεξιότητες και η εμπειρία σας είναι συγκρίσιμες με εκείνες άλλων υποψηφίων. Ορισμένοι διευθυντές μίσθωσης λένε ότι οι μαλακές δεξιότητες είναι ακόμα πιο σημαντικές. Οι τεχνικές δεξιότητες διδάσκονται εύκολα. Είναι πολύ πιο δύσκολο να διδάξετε διαπροσωπικές δεξιότητες και δεξιότητες λήψης αποφάσεων. Όταν γράφετε το βιογραφικό σας ή μιλάτε για τον εαυτό σας σε συνέντευξη εργασίας, επισημάνετε τις απαλές δεξιότητές σας χρησιμοποιώντας φράσεις όπως αυτές:
- "Έχει περάσει με επιτυχία πολλά έργα και προθεσμίες"
- "Οδήγησε μια ομάδα 3 ατόμων που εξομάλυνε τη διαδικασία εφαρμογής και τη διαχείριση των συνοδευτικών εγγράφων"
- "Ήρεμα προτεραιότητα πολλαπλών έργων σε ένα γρήγορο περιβάλλον"
- "Πάντα ολοκληρωμένα έργα εγκαίρως ή πριν από την προθεσμία"
- "Παρακολουθούμε συνεχώς τις εργασιακές δεσμεύσεις, οδηγώντας σε προώθηση και μεγαλύτερη ευθύνη"
- "Εφαρμογή νέου συστήματος για μείωση χρόνου αρχειοθέτησης κατά 20%"
Απαιτήσεις εκπαίδευσης
Δεν υπάρχουν τυπικές απαιτήσεις εκπαίδευσης για μια γενική θέση γραφείου. Πολλοί άνθρωποι εισέρχονται στον τομέα με δίπλωμα γυμνασίου. Ανάλογα με τον εργοδότη, μπορεί να απαιτείται κάποιο κολλέγιο ή ακόμα και κάποιος πτυχός. Οι εργοδότες θέλουν να ξέρουν ότι μπορείτε να κάνετε τη δουλειά. Για τους περισσότερους, οι δεξιότητες και τα προσόντα διαχείρισής σας είναι πιο σημαντικά από έναν συγκεκριμένο βαθμό. Κάθε οργάνωση έχει τους δικούς της στόχους και διαδικασίες. Πέρα από τις βασικές δεξιότητές σας, θα μάθετε τι πρέπει να γνωρίζετε όταν βρίσκεστε στη δουλειά.
Εργασιακό περιβάλλον
Οι γενικοί υπάλληλοι γραφείου βρίσκονται σε διάφορες τοποθεσίες, από μικρές επιχειρήσεις μέχρι μεγάλες εταιρείες. Γενική βοήθεια γραφείου είναι απαραίτητη σε σχεδόν οποιαδήποτε βιομηχανία μπορείτε να σκεφτείτε, συμπεριλαμβανομένων των ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, των εγκαταστάσεων υγειονομικής περίθαλψης, των κυβερνητικών υπηρεσιών, των κερδοσκοπικών εταιρειών και των μη κερδοσκοπικών οργανισμών. Η πλειοψηφία των γενικών λειτουργών γραφείου είναι γυναίκες. Περίπου μία στις τέσσερις εργασίες με μερική απασχόληση.
Μισθός και εργασία Outlook
Η μέση αμοιβή για έναν γενικό υπάλληλο γραφείου είναι 15,14 δολάρια ανά ώρα ή 31,500 δολάρια ανά έτος. Η μέση αμοιβή είναι ο αριθμός με τον οποίο το μισό στο επάγγελμα κερδίζει περισσότερο και το μισό κερδίζουν λιγότερα. Οι μισθοί ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με τον εργοδότη, τη γεωγραφική θέση, τα έτη εμπειρίας και εκπαίδευσης και δεξιότητες. Το αμερικανικό Γραφείο Στατιστικής Εργασίας προβλέπει μικρή ή καθόλου αύξηση της απασχόλησης για τους γενικούς υπαλλήλους γραφείου μέχρι το 2026. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να βρείτε μια δουλειά. Απλώς σημαίνει ότι δεν θα δημιουργηθούν πολλές νέες θέσεις εργασίας. Η τεχνολογία έχει αυξήσει την αποτελεσματικότητα των υπαλλήλων γραφείου, οπότε δεν χρειάζονται πολλοί άνθρωποι όπως στις προηγούμενες γενιές. Ωστόσο, χρειάζονται νέοι γενικοί υπάλληλοι για όσους συνταξιοδοτούνται ή εγκαταλείπουν τη δουλειά τους για άλλους λόγους.
Λήψη εργασίας γραφείου με ελάχιστη ή καμία εργασιακή εμπειρία
Ο γενικός λειτουργός γραφείου είναι συχνά μια θέση εισόδου. Είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε αν εισέλθετε στο εργατικό δυναμικό για πρώτη φορά ή μετά από μια εκτεταμένη απουσία. Είναι επίσης ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε αν αλλάζετε πεδία και δεν έχετε το είδος της εμπειρίας που ισχύει άμεσα σε άλλες θέσεις εργασίας. Ακόμα και με ελάχιστη ή καθόλου εμπειρία, οι υποψήφιοι εργοδότες θέλουν να γνωρίζουν ότι μπορείτε να χειριστείτε τα καθήκοντα και τις ευθύνες του γραμματέα που χρειάζεται η εργασία.
Δώστε την προσοχή ενός υποψήφιου εργοδότη με ένα βιογραφικό σημείωμα που υπογραμμίζει τις δεξιότητες που έχετε. Υπάρχουν πολλά καλά παραδείγματα online. Συμπεριλάβετε τα επιτεύγματα από το γυμνάσιο αν είστε πρόσφατο πτυχίο. Εάν έχετε κάνει κάποια πρακτική άσκηση ή έχετε κάνει κάποια ουσιαστική εθελοντική εργασία, συμπεριλάβετε το. Τα μαθήματα που έχουν ολοκληρωθεί και τα πιστοποιητικά που κερδίζονται αν σχετίζονται άμεσα με την εργασία για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Διαφορετικά, μην τοποθετείτε το βιογραφικό σας με περιττές πληροφορίες για να προσπαθήσετε να γεμίσετε τη σελίδα. Μια τάξη στην "Εισαγωγή στους Υπολογιστές" σχετίζεται με σχεδόν οποιαδήποτε γενική θέση γραφείου. Μια τάξη στην "Basic Obedience Dog" δεν ενισχύει το βιογραφικό σας, εκτός αν υποβάλετε αίτηση για εργασία σε κτηνιατρικό γραφείο ή μονάδα φροντίδας ζώων. Ωστόσο, εάν είστε πιστοποιημένοι για πρώτη βοήθεια ή καρδιοπνευμονική ανάνηψη (CPR), μπορείτε να τις αναφέρετε. Αυτές οι δεξιότητες αποτελούν πλεονέκτημα για έναν εργοδότη, ανεξάρτητα από την επιχείρηση ή τη βιομηχανία.
Ελέγξτε προσεκτικά τη λίστα εργασίας του εργοδότη και προσπαθήστε να ταιριάξετε κάθε απαίτηση με μια επίδειξη των γνώσεων ή των δεξιοτήτων σας. Χρησιμοποιήστε φράσεις όπως "Πληκτρολογήστε με ακρίβεια με ταχύτητα 60 wpm" ή "Κερδισμένο πιστοποιητικό στο Microsoft Word από το ABC Community College".
Προσθέτοντας τη Συνέντευξη Εργασίας
Ο στόχος ενός βιογραφικού δεν είναι να σας φέρει δουλειά. Είναι για να σας πάρει μια συνέντευξη εργασίας. Το βιογραφικό σημειώνει την προσοχή ενός δυνητικού εργοδότη. Όταν μιλάτε με το άτομο αυτό πρόσωπο με πρόσωπο, έχετε την ευκαιρία να αναδείξετε τα προσόντα σας. Είναι επίσης η ευκαιρία σας να κάνετε ερωτήσεις σχετικά με τη θέση και την εταιρεία. Καθώς ο εργοδότης αποφασίζει αν θα είναι σωστός για τη δουλειά, θα πρέπει να καθορίσετε αν η δουλειά είναι κατάλληλη για εσάς.
Φορέστε τακτοποιημένα και συντηρητικά για τη συνέντευξη. Θέλετε ένας μελλοντικός εργοδότης να επικεντρωθεί στις ικανότητες και τα προσόντα σας, όχι σε ένα βλέμμα που είναι πιο κατάλληλο για νύχτα ή νύχτα στο αγαπημένο σας κλαμπ. Η αποδεκτή ενδυμασία για μια συνέντευξη μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τη γεωγραφική θέση και τον εργοδότη. Αν εργάζεστε με μια υπηρεσία απασχόλησης ή συμβούλου καριέρας, ελέγξτε μαζί τους τι είναι κατάλληλο. Σε γενικές γραμμές, τα απλά, μέτρια στυλ σε ουδέτερα χρώματα όπως το ναυτικό και το γκρι είναι τα καλύτερα.
Τη νύχτα πριν από τη συνέντευξή σας, βεβαιωθείτε ότι τα ρούχα σας είναι καθαρά και πιεσμένα και ότι δεν έχουν λείπουν κουμπιά ή ραμμένες ραφές. Ελέγξτε επίσης τα παπούτσια σας, για να βεβαιωθείτε ότι είναι καθαρά και κατάλληλα για τις επιχειρήσεις. Την ημέρα της συνέντευξης, τα μαλλιά σας θα πρέπει να είναι καθαρά και στυλ μακριά από το πρόσωπό σας. Κρατήστε κοσμήματα στο ελάχιστο. Μόλις αποκτήσετε τη δουλειά, θα έχετε πιθανώς κάποια ευελιξία μέσα στον κώδικα ένδυσης μιας εταιρείας για να δείξετε το στυλ σας. Για την συνέντευξη εργασίας, όμως, θέλετε να εστιάσετε στις δυνατότητές σας, όχι στα ρούχα σας
Κοιτάζοντας προς το μέλλον
Μια δουλειά ως γενικός υπάλληλος γραφείου μπορεί να οδηγήσει σε άλλες θέσεις και υψηλότερη αμοιβή. Με την εμπειρία, μπορεί να προωθηθείτε μέσα στην εταιρεία. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι είστε κατάλληλος για να είστε διαχειριστής με εποπτικές αρμοδιότητες σε έναν ή περισσότερους γενικούς υπαλλήλους γραφείου. Αν και η τεχνολογία έχει αλλάξει τη φύση της εργασίας γραφείου, πολλοί οργανισμοί εξακολουθούν να βασίζονται σε ειδικευμένους γενικούς υπαλλήλους γραφείου για να εξασφαλίσουν ότι η επιχείρηση λειτουργεί ομαλά. Οι γενικοί υπάλληλοι γραφείου είναι απαραίτητο προσωπικό υποστήριξης που επιτρέπει σε άλλους εργαζόμενους να κάνουν τη δουλειά τους.
