Ο εσωτερικός έλεγχος είναι μια μορφή αυτοπειθαρχίας που μπορεί να αποτρέψει αμέτρητα προβλήματα.
Την πρώτη φορά που είπατε σε κάποιον, "Ξεκινώ τη δική μου επιχείρηση", πιθανότατα αισθανθήκατε μια αίσθηση υπερηφάνειας και ενδυνάμωσης, καθώς και νευρικότητα. Κατά τη δημιουργία μιας μικρής επιχείρησης, θέλετε να σχεδιάσετε όσο το δυνατόν περισσότερες πιθανότητες και να προετοιμαστείτε για οτιδήποτε μπορεί να σας ρίξει η αγορά ή ο κόσμος των επιχειρήσεων.
$config[code] not foundΑλλά όταν διαβάζετε συμβουλές για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ένα πράγμα που πιθανώς δεν θα δείτε είναι πληροφορίες σχετικά με μια σημαντική δραστηριότητα: τον εσωτερικό έλεγχο. Ναι, η λέξη "έλεγχος" είναι τρομακτική, αλλά ο εσωτερικός έλεγχος είναι στην πραγματικότητα για την εξάλειψη των φόβων.
Η σημασία των εσωτερικών ελέγχων
Ο εσωτερικός έλεγχος διασφαλίζει ότι η επιχείρησή σας λειτουργεί όπως πρέπει, ότι είστε σε θέση να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τους κινδύνους και ότι η επιχείρησή σας παραμένει σε συμμόρφωση με τους κανονισμούς και τους νόμους που ισχύουν για αυτήν.
Οικονομική και επιχειρησιακή ανακάλυψη
Η ίδρυση μικρής επιχείρησης συνήθως δεν συνεπάγεται τη δημιουργία τμήματος εσωτερικού ελέγχου. Οι προϋπολογισμοί είναι σφιχτοί και το προσωπικό πρέπει συχνά να παίζει πολλούς ρόλους ταυτόχρονα. Αλλά μπορείτε να ελέγξετε εσωτερικά την επιχείρησή σας χρησιμοποιώντας την ομάδα που έχετε ήδη για να αποκτήσετε πληροφορίες σχετικά με τις λειτουργίες και τα οικονομικά. Τουλάχιστον δύο άτομα θα πρέπει να συμμετέχουν για να αποτρέψουν απλώς τους ελεγκτές να αναλάβουν τη δική τους εργασία και να ανοίξουν κανάλια επικοινωνίας σχετικά με τις διαδικασίες και τους κανονισμούς. Η συζήτηση των αποτελεσμάτων του ελέγχου και η προετοιμασία μιας έκθεσης σχετικά με αυτό βοηθά την ομάδα σας να καταλάβει γιατί οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι σημαντικοί, παρέχοντας ταυτόχρονα σε όλους πληροφορίες που μπορούν να ενεργοποιηθούν και που μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας να ανθίσει.
Κάντε τον Εσωτερικό Ελεγκτή την ευθύνη σας
Το πρώτο βήμα στη διεξαγωγή ενός αυτο-ελέγχου είναι να καθορίσετε τι θέλετε να επιτύχετε και ποια οφέλη αναμένετε να απομακρυνθείτε. Ορίστε μια σειρά στόχων και προσδιορίστε τους κινδύνους που σχετίζονται με αυτούς. Εάν γνωρίζετε περιοχές προβλημάτων, επισημάνετε τους ώστε ο έλεγχος να μπορεί να επικεντρωθεί σε αυτά. Κατά τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων ελέγχου, καθορίστε τι σκοπεύετε να εξετάσετε, πόσο έντονα θα εξετάσετε συγκεκριμένες περιοχές και για ποια χρονική περίοδο. Κάθε εργασία θα πρέπει να έχει συνδέσει μαζί της το όνομα του ατόμου που θα μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
Είναι πιθανό να πρέπει να αλλάξετε πορεία σε κάποιο σημείο κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, εάν προκύψουν νέα σημαντικά θέματα, και αυτό είναι εντάξει. Οι πληροφορίες που συγκεντρώνετε κατά τη διάρκεια του ελέγχου σας θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία ενός παραδοτέου προϊόντος (συνήθως μιας αναφοράς) που οδηγεί σε συγκεκριμένες ενέργειες. Σχεδιάστε την αξιολόγηση αυτών των ενεργειών σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα μετά την προετοιμασία της έκθεσης και σημειώστε εάν επιτυγχάνονται οι βελτιώσεις που αναμένετε. Οι επακόλουθες διαδικασίες ελέγχου θα πρέπει να ρυθμιστούν καλύτερα ώστε να ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες σας καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται και αλλάζει.
Δεν μπορείτε να διορθώσετε ζητήματα που δεν γνωρίζετε
Οι εσωτερικοί έλεγχοι αφορούν την ανακάλυψη ζητημάτων που χρειάζονται προσοχή. Εσείς, ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, πιθανώς γνωρίζετε ποιες περιοχές είναι οι πλέον κατάλληλες για έλεγχο. Γενικά, οι ακόλουθες λειτουργίες μικρής επιχείρησης επωφελούνται από έναν εσωτερικό έλεγχο:
- Εξοδα - γιατί αν δεν ξέρετε πού η εταιρεία σας ξοδεύει χρήματα, δεν ξέρετε πού είναι η σπατάλη χρημάτων
- Εξυπηρέτηση πελατών - Ξέρεις πόσο ικανοποιημένοι είναι οι πελάτες; Τι έχουν επαίνους και τι έχουν παραπονεθεί; Πώς σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες;
- Ποιότητα δεδομένων - συμπεριλαμβανομένων των απογραφών, των ταμειακών διαθεσίμων και των εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών. Αυτά τα δεδομένα πρέπει να είναι τρέχοντα και ακριβή ώστε αυτές οι διαδικασίες να σας ωφελήσουν.
- Ασφάλεια πληροφορικής - συμπεριλαμβανομένης της ασφάλειας στην επιχείρησή σας και μεταξύ της επιχείρησής σας και του εξωτερικού κόσμου
- Αποκατάστασης καταστροφών - συμπεριλαμβανομένου λεπτομερούς σχεδίου για την ανάκτηση των ενεργειών σε περίπτωση φυσικής καταστροφής, κλοπής ή άλλης καταστροφής. Ποιες είναι οι κορυφαίες προτεραιότητες μετά από μια καταστροφή;
- Συμμόρφωση - είτε με εσωτερικούς, βιομηχανικούς ή κυβερνητικούς κανονισμούς, συμπεριλαμβανομένης της συμμόρφωσης με τους φορολογικούς νόμους. Η τακτική παρακολούθηση της συμμόρφωσης μπορεί να βοηθήσει τεράστια αν γίνει αντικείμενο εξωτερικού ελέγχου.
Η κανονιστική συμμόρφωση αρχίζει με την ομάδα σας
Τουλάχιστον η μικρή επιχείρησή σας πρέπει να συμμορφώνεται με την μισθοδοσία, το Τμήμα Εργασίας και τους φορολογικούς κανονισμούς. Εάν είστε σε βιομηχανίες όπως η υγειονομική περίθαλψη, τα χρηματοοικονομικά προϊόντα ή η εκπαίδευση, τότε θα πρέπει να συμμορφώνεστε με πολλούς άλλους κανονισμούς επίσης. Γνωρίζοντας ακριβώς πώς λειτουργεί η καλά-λιπανθείσα μηχανή που είναι η μικρή επιχείρησή σας είναι το πρώτο βήμα για την εξασφάλιση της συμμόρφωσης σε όλα τα μέτωπα. Όταν η ομάδα σας γνωρίζει ότι ο εσωτερικός έλεγχος αποτελεί προτεραιότητα, είναι πιο πιθανό να κατανοήσουν τη σημασία των εξωτερικών ελέγχων και να προετοιμαστούν. Εάν δημιουργείτε μια μικρή επιχείρηση, σας προσκαλώ να εγγραφείτε στο εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο μου για τακτική καθοδήγηση σχετικά με τον συναρπαστικό και προκλητικό κόσμο του σημερινού επιχειρηματία.
Αναδημοσίευση με άδεια. Αρχικό εδώ.
Εσωτερική ελεγκτική φωτογραφία μέσω του Shutterstock
3 Σχόλια ▼
