Σε μια θέση ρεσεψιονίστ, ένα άτομο είναι υπεύθυνο για την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία της ρεσεψιόν ενώ εκπροσωπεί την εταιρεία. Μετά από όλα, το πρώτο πρόσωπο που βλέπετε όταν μπαίνετε σε μια επιχείρηση συνήθως είναι ο ρεσεψιονίστ. Στην ύπαρξη ενός αποτελεσματικού ρεσεψιονίστ, ένα άτομο πρέπει να έχει ισχυρή αντίληψη για τις διοικητικές και κληρικές δεξιότητες και τη διαπροσωπική επικοινωνία.
Γνωρίστε το δρόμο σας γύρω από έναν υπολογιστή. Για να εκτελέσετε μια καλή ρεσεψιόν, ένα άτομο χρειάζεται τη δυνατότητα να πλοηγηθεί καλά στον υπολογιστή. Το να είσαι ρεσεψιονίστ περιλαμβάνει την απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την εκτύπωση εβδομαδιαίων ημερήσιων προγραμμάτων και τη διανομή ειδοποιήσεων στα μέλη του προσωπικού. Ορισμένα προγράμματα που είναι χρήσιμα για να γνωρίζουν οι ρεσεψιονίστ περιλαμβάνουν τα Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks και Access. Η πληκτρολόγηση γρήγορα και με ακρίβεια είναι επίσης ένα πλεονέκτημα.
$config[code] not foundΑντιμετωπίστε τα προβλήματα εμπρός. Ένα μεγάλο μέρος της ύπαρξης ενός αποτελεσματικού ρεσεψιονίστ είναι να γνωρίζουμε πώς να χειριζόμαστε τα προβλήματα αποτελεσματικά και έγκαιρα. Οι δεξιότητες γρήγορης κριτικής σκέψης είναι απαραίτητες, είτε πρέπει να χειριστείτε μια μαρμελάδα χαρτιού εκτυπωτή είτε το αφεντικό σας να καθυστερεί για μια κρίσιμη συνάντηση σε άλλη πόλη.
Επικοινωνήστε αποτελεσματικά με τους άλλους. Η επιφάνεια εργασίας είναι ιδανική για άτομα που διαθέτουν φιλικές, φωτεινές προσωπικότητες και ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες. Η δουλειά σίγουρα δεν είναι για τους αντικοινωνικούς. Για να είστε ρεσεψιονίστ, πρέπει να είστε σε θέση να επικοινωνείτε με σαφήνεια και συνοπτικά με άλλους ανθρώπους. Είναι επίσης ζωτικής σημασίας να διατηρείτε πάντα μια σύνθετη, χαλαρή και επαγγελματική συμπεριφορά, ανεξάρτητα από το πόσο δυνατά ή συγκλονισμένα μπορεί να είστε.
Χρησιμοποιήστε το τηλέφωνο σαν επαγγελματία. Στη ρεσεψιόν, το τηλέφωνο πρέπει να είναι ο καλύτερος φίλος σας. Οι ρεσεψιονίστ περνούν ένα μεγάλο κομμάτι της ημέρας στο τηλέφωνο, είτε παίρνουν μηνύματα για τον προϊστάμενο, είτε κατευθύνουν τους καλούντες στις επιμέρους γραμμές των μελών του προσωπικού είτε οργανώνουν κλήσεις συνδιάσκεψης. Για να λειτουργήσει σωστά το τηλέφωνο, ένας ρεσεψιονίστ πρέπει να μιλάει πάντα με ευγενικό τόνο, να αποφεύγει να τρώει ενώ μιλάει, να μην χρησιμοποιεί φτωχή γλώσσα και να δείχνει πραγματική ανησυχία βοηθώντας το άτομο στην άλλη άκρη της γραμμής.
Εμφανίστε έντονη αίσθηση οργάνωσης. Οι οργανωτικές δεξιότητες είναι απαραίτητες για την καλή λειτουργία της ρεσεψιόν. Το να είσαι ρεσεψιονίστ έχει να κάνει με πολλά θέματα.Μερικές φορές, μπορεί να είστε υπεύθυνοι για το χειρισμό δώδεκα πράγματα τη φορά, από το να κρατά κάποιον σε αναμονή για να μιλήσει με κάποιον που περιμένει μια συνάντηση για την αποστολή φαξ και τη σύνταξη τιμολογίων. Η θέση μπορεί να είναι χαοτική, αλλά ένας εξειδικευμένος ρεσεψιονίστ πρέπει να έχει την ικανότητα να το χειρίζεται εύκολα.
Υπόδειξη
Να είστε ευέλικτοι και ευπρόσδεκτοι. Για να λάμψει ως ρεσεψιονίστ, πρέπει να έχετε την προθυμία να αναλάβετε νέους ρόλους και να πάτε πάνω και πέρα, ακόμα κι αν δεν αποτελεί μέρος της δουλειάς σας. Εάν ο ασκούμενος είναι έξω για την ημέρα, και μια μεγάλη συνάντηση πλησιάζει, μην διστάσετε να πάτε σε μια γρήγορη καφετέρια για τα στελέχη των γραφείων.
