Εάν πρόκειται για έναν συνάδελφο του οποίου η συμπεριφορά είναι αρκετά κακή για να δικαιολογήσει μια καταγγελία, καταθέστε την καταγγελία σας το συντομότερο δυνατόν και στα χέρια των ανθρώπων που μπορούν να βοηθήσουν. Όπως και με οποιαδήποτε εμπορική αλληλογραφία ή επιστολές καταγγελιών, η επιστολή θα πρέπει να αναφέρει τα γεγονότα χωρίς να καταφεύγει σε κλήσεις ονομάτων ή συναισθηματικές δηλώσεις.
Εξετάστε τα πρωτόκολλα χώρου εργασίας
Κοιτάξτε το εγχειρίδιο των εργαζομένων σας προτού αρχίσετε να γράφετε μάθετε εάν υπάρχει ήδη ένα πρωτόκολλο για τις καταγγελίες των συνεργατών. Σε ορισμένες περιπτώσεις υπάρχει μια εσωτερική φόρμα που θα πρέπει να συμπληρώσετε ή θα σας δοθεί εντολή να στείλετε την επιστολή σε ένα συγκεκριμένο άτομο στην εταιρεία. Μερικές φορές αυτός είναι ο άμεσος επιβλέπων σας, αλλά μπορεί επίσης να είναι ο υπεύθυνος ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας. Αν το πρόβλημα ενέχει κάτι παράνομο, όπως η σεξουαλική παρενόχληση ή η παράνομη δραστηριότητα, τεκμηριώνετε όλα τα περιστατικά που έχετε παρακολουθήσει, σε περίπτωση που χρειαστεί να τα μοιραστείτε αργότερα.
$config[code] not foundΕλέγξτε το πρόβλημα
Πριν γράψετε, επίσης σκεφτείτε τι θα ανησυχεί ο αποδέκτης - που στις περισσότερες περιπτώσεις είναι η υγεία και η παραγωγικότητα της επιχείρησης. Εάν ο συνεργάτης εμπλέκεται σε ενοχλητικές συμπεριφορές, δεν αρκεί να ενημερώσετε τον παραλήπτη ότι ο συνεργάτης σας κάνει κάτι ενοχλητικό. Αντ 'αυτού, γράψτε για το πώς αυτή η ενοχλητική συμπεριφορά επηρεάζει εσάς ή το χώρο εργασίας. Εάν σας δυσκολεύει να ολοκληρώσετε την εργασία σας εγκαίρως, για παράδειγμα, αυτό θα επηρεάσει τη συνολική παραγωγικότητα της εταιρείας. Αν αναθεωρήσετε το πρόβλημα και διαπιστώσετε ότι η συμπεριφορά του συνεργάτη δεν επηρεάζει στην πραγματικότητα την παραγωγικότητα ή τη γενική υγεία της εταιρείας, ίσως ανακαλύψετε ότι η επιστολή καταγγελίας είναι περιττή, υπενθυμίζει ο εμπειρογνώμονας διαχείρισης επιχειρήσεων Alison Green της U.S. News & World Report.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔηλώστε τα πραγματικά περιστατικά
Ξεκινήστε την επιστολή με κάτι σαν "Σας γράφω για να σας ενημερώσω για ένα πρόβλημα που επηρεάζει την παραγωγικότητα του γραφείου". Αυτό θα πάρει την προσοχή του παραλήπτη. Επειτα να αναφερθούν τα γεγονότα του προβλήματος, παρέχοντας αρκετές λεπτομέρειες για να δώσει στον παραλήπτη μια ιδέα για το τι συμβαίνει, αλλά όχι για τόσες λεπτομέρειες που θα μπλοκάρει. Επίσης επικεντρωθείτε στις δηλώσεις "εγώ", προτείνει ο προπονητής γραφείου Marie G. McIntyre, μιλώντας για το πώς το πρόβλημα σας επηρεάζει, αντί να μιλάτε μόνο για τη συμπεριφορά του συναδέλφου. Διατηρήστε αυτήν την ενότητα σε μία ή δύο παραγράφους. μια συνοπτική περιγραφή του προβλήματος είναι ο καλύτερος τρόπος να πάτε, λέει ο Green.
Ζητήστε ψήφισμα
Στην τελευταία παράγραφο της επιστολής, συζητήστε τι κάνατε για να προσπαθήσετε να διορθώσετε το πρόβλημα. Εάν μιλήσατε προσωπικά με τον συνάδελφο, για παράδειγμα, αναφέρατε το. Επειτα ζητήστε τη βοήθεια του παραλήπτη στην επίλυση του προβλήματος. Αυτό είναι προτιμότερο από μια ζήτηση, καθώς θα φαίνεται λιγότερο σαν να τραγουδάει και περισσότερο σαν να ψάχνετε για μια συνεργατική λύση. Στο τέλος, υπογράψτε την επιστολή εγκυρότατα και συμπεριλάβετε μια ημερομηνία στην κορυφή ή στο κάτω μέρος, οπότε υπάρχει μια οριστική καταγραφή όταν επιχειρήσατε να λύσετε το πρόβλημα. Στο βέλτιστο σενάριο, ο προϊστάμενος ή ο υπεύθυνος ανθρώπινου δυναμικού θα φροντίσει το πρόβλημα από εκεί.
