Σε αυτή την ημέρα του ηλεκτρονικού γραφείου, είναι δυνατόν να θεωρηθεί δεδομένη η έννοια της κατάθεσης των εγγράφων. Η ανάπτυξη αποτελεσματικών πολιτικών αρχειοθέτησης γραφείου μπορεί να βοηθήσει στην εύκολη εύρεση σημαντικών εγγράφων και ενεργών εγγράφων. Ανεξάρτητα από το πόση τεκμηρίωση γίνεται στους υπολογιστές, θα υπάρχει πάντα ένα ορισμένο ποσό που πρέπει να εκτυπωθεί και να κατατεθεί με το χέρι. Συνεχίστε στην αρχειοθέτηση του γραφείου και μπορείτε να οργανώσετε ένα πιο αποδοτικό γραφείο.
$config[code] not foundΕυθύνη
Ανεξάρτητα από το πόσο λεπτομέρεια μπορεί να έχει μια πολιτική αρχειοθέτησης γραφείου, κάποιος πρέπει να είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή της πολιτικής σε καθημερινή βάση για να είναι αποτελεσματική. Η εξουσιοδότηση της αρχής αρχειοθέτησης μπορεί να ποικίλει ανάλογα με τον όγκο των πληροφοριών που πρέπει να υποβληθούν, την πολυπλοκότητα του συστήματος αρχειοθέτησης και πόσο συχνά ανακτώνται οι πληροφορίες και πρέπει να κατατεθούν εκ νέου.
Με μια καλή πολιτική αρχειοθέτησης, η αρχειοθέτηση πρέπει να γίνεται μόνο από τον υπεύθυνο. Εάν κάποιος άλλος αφαιρέσει ένα έγγραφο, θα πρέπει να υπάρχει κανόνας ότι το έγγραφο τοποθετείται σε ένα καλάθι "in" που πρέπει να κατατεθεί από τον υπεύθυνο. Εάν υπάρχουν πολλοί υπεύθυνοι για την κατάθεση, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα σύστημα σε κάθε φάκελο όπου ο τελευταίος που έχει καταθέσει κάτι πρέπει να υπογράψει τα αρχικά του. Προκειμένου να διατηρηθεί ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης, οι υπεύθυνοι άνθρωποι πρέπει να λογοδοτούν.
Χρωματική κωδικοποίηση
Σύμφωνα με το PowerHomeBiz.com, ένας από τους τρόπους για να κρατήσετε οργανωμένα τα αρχεία σας είναι να τα κωδικοποιήσετε με χρώμα. Μπορείτε να δημιουργήσετε έγχρωμα αρχεία κώδικα χρησιμοποιώντας ετικέτες με έγχρωμες καρτέλες ή μπορείτε να αγοράσετε φακέλους αρχείων διαφόρων χρωμάτων που θα χρησιμοποιηθούν στα γραφεία σας.
Όταν διαχωρίζετε κατά χρώμα, μπορεί να είναι πιο αποδοτικό να χρησιμοποιείτε το σύστημα κωδικοποίησης χρωμάτων για τις περιεκτικότερες επικεφαλίδες και στη συνέχεια ένα διαφορετικό σύστημα για τις υποτομείς. Για παράδειγμα, όλα τα οικονομικά έγγραφα μπορούν να τεθούν σε πράσινα αρχεία, αλλά τα έγγραφα που αφορούν φορολογικές πληροφορίες θα έχουν το δικό τους σύστημα. Πειραματιστείτε με την έγχρωμη κωδικοποίηση του συστήματος κωδικοποίησης χρωμάτων. Οι πράσινοι φάκελοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για οικονομικά έγγραφα, αλλά οι ετικέτες κόκκινου καρτέλας μπορούν να τοποθετηθούν στις σχετικές με το φόρο πληροφορίες.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕνεργός και αρχειοθέτηση
Τα πιο χρησιμοποιούμενα αρχεία σας θα είναι αυτά που θα πρέπει να θεωρούνται ενεργά και αυτά που δεν θα αναφέρονται σε τακτική βάση μπορούν να αρχειοθετηθούν. Ένα ενεργό σύστημα αρχείων είναι δυναμικό και αφήνει περιθώρια για επέκταση και προσθήκη. Μόλις ένα έγγραφο θεωρηθεί πέρα από την ενεργή του φάση, μεταφέρεται σε αρχειοθέτηση. Διατηρήστε τα ενεργά αρχεία σας διαθέσιμα για όσους θα τα χρειαστούν και συνεχίστε με την οργάνωση των ενεργών αρχείων σας κάθε μέρα.
