Η σύνταξη μιας πρότασης υπομνήματος επιτρέπει στους υπαλλήλους να γνωστοποιούν συστάσεις σε ένα σύντομο και ευανάγνωστο έγγραφο. Το τελευταίο κομμάτι πρέπει να πείσει το ακροατήριό σας να αναλάβει δράση στις ιδέες σας. Το υπόμνημα θα πρέπει να είναι συνοπτικό και μήκους μίας έως δύο σελίδων. Υπάρχουν τέσσερα μέρη σε μια πρόταση υπομνήματος που περιλαμβάνει την κεφαλίδα, το τρέχον πρόβλημα, τη λύση και την πρόσκληση για δράση.
Δημιουργήστε μια κεφαλίδα στο πάνω μέρος της σημείωσής σας. Αυτό θα πρέπει να μορφοποιηθεί στην αριστερή πλευρά και να περιλάβει ποιος είναι ο υπότιτλος, ποιος είναι ο υπότιτλος, η ημερομηνία και το αντικείμενο.
$config[code] not foundΔημιουργήστε μια παράγραφο που συζητά το πρόβλημα. Αυτό θα πρέπει να υπογραμμίσει γιατί η τρέχουσα στρατηγική ή διαδικασία δεν λειτουργεί. Για παράδειγμα, ο κώδικας ένδυσης της εταιρείας δεν λειτουργεί, επειδή η γλώσσα είναι αόριστη και αφήνει υπερβολικά ανοικτή για ερμηνεία.
Δημιουργήστε μια παράγραφο που προτείνει τη λύση. Αυτή η παράγραφος πρέπει να περιλαμβάνει συνοπτική γλώσσα σχετικά με τον τρόπο επίλυσης του προβλήματος. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να συζητήσετε τη συγκέντρωση μιας ομάδας διαχειριστών και υπαλλήλων για να ανανεώσετε την πολιτική του κώδικα ένδυσης, με αποτέλεσμα μια πιο λεπτομερή πολιτική σχετικά με το τι είναι κατάλληλο για εργασία.
Δημιουργήστε μια πρόσκληση για δράση. Η τελευταία παράγραφο της πρότασης υπομνήματός σας θα πρέπει να πει στον αναγνώστη ποιο είναι το επόμενο βήμα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε μετά την έγκριση της πρότασης, θα συναντήσετε με τους διευθυντές για να συγκεντρώσετε ένα πάνελ κώδικα ενδυμασίας.
Συνημμένα αναφοράς στην τελική γραμμή της σημείωσής σας. Παραδείγματα συνημμένων θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν μελέτες ή γραφήματα που υποστηρίζουν την προτεινόμενη ιδέα σας, όπως το "Συνημμένα: Ερευνητική Ομάδα Εστίασης Εργαζομένων".
Υπόδειξη
Χρησιμοποιήστε τα σημεία bullet για να κάνετε την ανάγνωση της πρότασής σας ευκολότερη. Οι σφαίρες είναι ευκολότερες για τους διαχειριστές και τα στελέχη να διαβάζουν με μια ματιά και να κάνουν το σημείωμά σας πιο συνοπτικό.
Προειδοποίηση
Μην ξεχάσετε να ζητήσετε τη βοήθεια ενός διορθωτή. Ζητήστε από έναν συνεργάτη να αποδείξει την πρότασή σας μερικές φορές πριν την υποβάλετε. Αυτό θα αποτρέψει τα ενοχλητικά γραμματικά ή ορθογραφικά λάθη.
